KONSEP ADMINISTRATIVE DAN BEHAVIOR MANAGEMENT
Dipublikasi pada 5 Maret 2010 oleh Onlyhadi
ADMINISTRATIVE MANAGEMENT
Manajemen
administratif lahir dan berkembang seiring dengan terjadinya revolusi
industri yang menyebabkan pertumbuhan industri secara cepat sebagai
akibat dari digantikannya tenaga manusia dengan mesin. Keanekaragaman
industri ini menyebabkan organisasi perusahaan kesulitan dalam mengelola
perusahaan terutama yang berkaitan dengan ketersediaan tenaga kerja
baik yang professional maupun tenaga kerja terampil, hal ini disebabkan
oleh ketidakhadiran maupun turn over karyawan yang tinggi.
1. Pendekatan man-side Robert Owen (1771-1858)
Robert
Owen adalah seorang manajer pabrik tekstil di New Lanark Skotlandia.
Pemikiran Robert Owen merupakan sumbangan penting dalam awal munculnya
manajemen administratif yaitu pembinaan tenaga kerja yang baik dalam hal
ini yang berkaitan dengan kompensasi, tunjangan, kesehatan dan
sebagainya akan meningkatkan produktivitas dan keuntungan perusahaan.
Usaha nyata yang dilakukannya adalah dengan mengurangi jam kerja standar
dari 13 jam menjadi 10,5 jam perhari dan menolak mempekerjakan
anak-anak dibawah usia 10 tahun.
2. Pendekatan Administrasi Hendry Fayol (1841-1925)
Teori
dan teknik administrasi adalah dasar bagi pengelolaan organisasi atau
perusahaan yang lebih kompleks. Gagasan ini dikemukakan oleh seorang
industrial Perancis, Henry Fayol, dalam bukunya “Administration Industriale et Generale “. Henry Fayol membagi manajemen kedalam lima unsur yaitu: perencanaan (planning), pengorganisasian (organizing), pengarahan (commanding), pengkoordinasian (coordination) dan pengawasan (control), dimana kegiatan manajemen itu sendiri terdiri dari enam hal, yaitu
- Teknik produksi (production technical)
- Perdagangan (commercial)
- Akuntansi (accounting)
- Keamanan (security)
- Manajerial (managerial)
- Keuangan (financial)
Henry
Fayol juga dikenal dengan gagasannya tentang prinsip-prinsip manajemen
yang disebut dengan “The Principals of Management” sebagai berikut.
Division of Labour
Tujuannya
adalah untuk menghasilkan pekerjaan yang lebih banyak dengan pembagian
atau sepesialisasi tugas yang jelas sehingga pekerja merasa lebih
nyaman dalam bekerja.
Authority
Pekerja
diberi wewenang untuk mengambil keputusan dan memberi perintah sesuai
dengan pembagian tugas dan hanya dimintai pertanggungjawaban sesuai
dengan lingkup tugas yang diberikan kepadanya.
Dicipline
Disiplin diperlukan untuk menjamin setiap pekerja melakukan tugas sesuai dengan sistem yang disepakati bersama.
Unity of Command
Setiap bawahan hanya menerima perintah dari satu orang atasan agar tidak terjadi kebingungan dan saling melempar tanggungjawab.
Unity of Direction
Hal
ini berarti seluruh kegiatan yang memiliki tujuan yang sama hanya
dipimpin oleh satu orang manajer, sehingga arah kegiatan akan berjalan
dengan efektif.
Subordination of Individual Interest
Kepentingan pribadi tidak boleh diletakkan diatas kepentingan organisasi atau perusahaan.
Renumeration
Pemberian
gaji yang adil bagi pekerja sesuai dengan kontribusinya kepada
perusahaan dan harus diberikan setelah pekerja menjalan tugasnya.
Centralization
Sentralisasi
adalah pembagian kekuasaan yang mengerucut ke level paling atas.
Sehingga kegiatan organanisasi menjadi terarah berjalan dibawah satu
kepemimpinan.
Hierarchy
Fungsi
hierarki ini adalah untuk mempermudah komunikasi antar level pekerja
maupun dalam satu level dengan mengetahui posisi kewenangan dan ruang
lingkup tugasnya masing-masing.
Order
Disini
berlaku setiap orang ada tempatnya dan setiap tempat ada orang yang
tepat untuk mengisinya. Artinya setiap pekerja hanya ditempatkan
ditempat yang sesuai dengan kemampuan, bakat, dan minatnya.
Equity
Persamaan perlakuan kepada setiap pekerja, sehingga setiap orang akan mendapatkan sesuai dengan apa yang dikerjakannya.
Stability
Pada
dasarnya setiap manusia memerlukan waktu untuk beradaptasi dengan
lingkungan, sehingga hendaknya pakerja tidak sering dipindah tempatkan
karena hal tersebut dapat membuatnya tidak nyaman dan menurunkan
produktivitas.
Initiative
Setiap orang diberi kebebasan untuk mengemukakan gagasan dan menjalankannya sesuai dengan tugas dan wewenang yang ada.
Esprit de Corps
Persatuan dari seluruh pekerja dari level bawah hingga pimpinan yang terlihat dari keharmonisan dan loyalitas anggotanya.
Gagasan-gagasan
Henry fayol diatas dianggap sebagai pelopor dalam aliran manajemen dan
memiliki pengaruh yang besar pada perkembangan manajemen itu sendiri.
3. Pendekatan Birokrasi Max Weber (1864-1920)
Birokrasi
adalah suatu pengaturan sumber daya yang ada dengan seefisien mungkin.
Pendekatan inilah yang digunakan Max Weber, seorang Profesor di
Universitas Heidelberg jerman untuk mereformasi paham birokrasi feodal
yang identik dengan todak efisien, berbelit-belit dan penuh dengan
hubungan kekeluargaan. Bentuk birokrasi “ideal” yang dikemukakan Weber
adalah sebagai berikut:
- A hierarchical system of authority (sistem kewenangan yang hierarki)
- A systematic division of labour (pembagian kerja yang sistematis)
- A clear specification if duties (penugasan yang jelas)
- Kode etik prosedur yang jelas dan sistematis
- Pengawasan operasional dengan kewenangan dan aturan yang jelas
- Sistem gaji yang tetap dan promosi berdasarkan senioritas, atau jasa atau keduanya.
Teorinya tersebut kemudian menjadi dasar bagi desain birokrasi struktural bagi banyak organisasi besar sekarang ini.
BEHAVIOUR MANAGEMENT
Permasalahan
yang dihadapi oleh sektor industri pada waktu berlangsungnya revolusi
industri di Inggris adalah kesulitan perusahaan dalam mengendalikan
aktivitas seluruh organisasi. Dengan kondisi ini berbagai penelitian
dilakukan untuk mengatasi persoalan ini. Salah satu penelitian yang
dilakukan adalah berkaitan dengan hubungan antar manusia. Aliran ini
timbul karena pendekatan klasik tidak sepenuhnya menghasilkan efisiensi
dalam produksi dan keselarasan kerja. Teori hubungan Antar Manusia
mencoba menyempurnakan pendekatan klasik melalui penekanan kebutuhan
sosial. Selain itu, menggeser fokus perhatian dari keterampilan teknis
kepada keterampilan manajemen manusia. Dengan demikian pusat perhatian
tidak lagi pada karyawan secara individu, tetapi proses kelompok dan
imbalan kelompok.
1. Percobaan Elton Mayo
Pada
tahun 1924 di Hawthorne, Illinois, USA, salah satu pabrik milik
Western Electric Co., dimulai suatu penelitian untuk mempelajari efek
pencahayaan pada produktivitas yang lebih tinggi akan dapat diciptakan
dengan jalan menambah pencahayaan. Dalam penelitian ini dilakukan
pembandingan hasil kerja kelompok eksperimental (experimental group) dan kelompok pembanding (control group).
Pada saat pencahayaan diperkuat, hasil kelompok eksperimental segera
meningkat seperti yang sudah diperkirakan sebelumnya. Namun, diluar
dugaan, produktivitas kelompok pembanding turut naik sekalipun
pencahayaan tidak ditambah. Hasil penelitian ini merupakan hasil
penelitian yang unik yang tidak diperkirakan sebelumnya. Pimpinan
Hawthorne akhirnya mengambil inisiasi untuk melakukan penelitian
selanjutnya untuk mengidentifikasi sebab-sebab dari gejala ini.
Manajemen akhirnya mengundang Elton Mayo beserta timnya untuk melakukan
eksperimen ini.
Elton
Mayo dan timnya melakukan penelitian atas kelompok pekerja wanita yang
bertugas merakit pesawat telepon. Selama satu setengah tahun dilakukan
eksperimen dengan melakukan implementasi praktek-praktek yang dianggap
inovasi pada saat itu, kemudian menyingkirkan secara tiba-tiba hal
tersebut pada kondisi semula pada pekerja wanita. Proses analisis yang
dilakukan tersebut ternyata memberikan hasil yang sungguh mengejutkan.
Perubahan yang diperkirakan akan diikuti oleh akibat psikologis negatif
yang akan mengurangi produktivitas tidak terjadi, justru produktivitas
semakin meningkat. Kemudian, Elton Mayo bersama timnya melakukan proses
sintesis atas kondisi ini sehingga diperoleh jawaban bahwa para
pekerja wanita tersebut merasa diperhatikan dan dijadikan bagian
penting perusahaan. Mereka merasa menjadi anggota partisipasif dari
kelompok yang padu dan saling membutuhkan. Berdasarkan eksperimen ini
dapat diketahui bahwa hubungan antar manusia sangat esensial dan
memiliki dampak yang signifikan pada perusahaan. Dengan kesimpulan
inilah akhirnya mulai didesain sistem kerja yang memperhitungkan
hubungan antar manusia.
Dari informasi ini, sebetulnya jika ditelaah lebih mendalam dan mencari insight
atas hal ini. Apa yang dilakukan oleh Elton Mayo ini relevan dengan
beberapa keterangan yang terdapat dalam agama yang telah berkembang
sebelum masa ini. Dalam Al-Qur’an dinyatakan hal sebagai berikut:
“Hai
manusia, sesungguhnya Kami menciptakan kamu dari seorang laki-laki dan
seorang perempuan dan menjadikan kamu berbangsa-bangsa dan
bersuku-suku supaya kamu saling kenal mengenal. …” (Q.S. Al Hujuraat:
13)
“…,
Dan bertakwalah kepada Allah yang dengan (mempergunakan) nama-Nya kamu
saling meminta satu sama lain, dan (peliharalah) hubungan silaturahmi.
Sesungguhnya Allah selalu menjaga dan mengawasi kamu.” (Q.S.
An-Nisaa:1)
Kedua
ayat dalam Al-Qur’an tersebut menekankan tentang pentingnya menjaga
dan meningkatkan hubungan antar manusia dalam berbagai aspek kehidupan.
Hal ini ternyata jika diterapkan dalam ruang lingkup yang lebih sempit
dan spesifik yaitu di perusahaan memberikan dampak yang nyata dan
sungguh signifikan. Penelitian yang dilakukan oleh Elton Mayo telah
membuktikan betapa pentingnya memperhatikan hubungan antar manusia.
Pada akhirnya para manajemen dituntut untuk mempelajari dan memahami
hubungan antar manusia. Faktor yang sangat besar pengaruhnya pada
produktivitas adalah hubungan antar manusia, bukan hanya upah dan
kondisi kerja.
2. CHESTER BARNARD
Tokoh
lain yang berhubungan dengan teori hubungan antar manusia adalah
Chester Barnard. Berbeda dengan apa yang dilakukan oleh Elton Mayo,
Chester Barnard mengemukakan sebuah teori organisasi yang mencoba untuk
menerangkan betapa pentingnya dan betapa bervariasinya perilaku
individu dalam lingkungan kerja. Menurut Barnard orang harus dibuat
agar bersedia berkontribusi. Elemen yang esensial dari organisasi,
yaitu keinginan dari orang-orang yang terlibat di dalamnya untuk
berkontribusi, disebut sebagai “compliance”. Sebuah perintah
akan dituruti jika orang yang diperintahkan itu mau mengorbankan
kepentingan pribadinya. Untuk itu muncul istilah “zone of indifference”
yaitu daerah ketika perintah akan secara otomatis ditaati tanpa secara
sadar mempertanyakan kewenangan diri yang memerintahnya.
Salah
satu proses analisis, sintesis dan design yang dilakukan oleh Chester
Barnard tercermin saat dia melakukan penelitian atas tugas dan fungsi
eksekutif di perusahaan. Dari penelitian yang dilakukannya, Chester
Barnard membuat bukunya yang berjudul “The Function of the Executive”
pada tahun 1983. Yang berisi uraian dan analisis tentang fungsi-fungsi
eksekutif. Menurutnya, tugas eksekutif adalah memelihara suatu sistem
kerja sama dalam organisasi formal. Beberapa hasil analisisnya adalah
sebagai berikut:
- Perbedaan fisik dan psikis pada setiap individu membuat mereka bekerjasama dalam kelompok.
- Kerjasama mendorong terbentuknya sistem terpadu yang akhirnya memberikan sinergi bagi pencapaian tujuan bersama. Keberlanjutan kerjasama biasanya tergantung pada efektivitas dan efisiensi yang diperoleh.
- Setiap sistem kerjasama dibagi ke dalam dua bagian yaitu : “Organisasi”, yang merupakan interaksi-insteraksi dari individu yang berada di dalam sistem itu, dan “unsur-unsur lainnya”.
- Organisasi dapat dibagi ke dalam dua jenis, yaitu organiasi “formal”, yaitu kumpulan interaksi sosial yang memang dikoordinasikan dan mempunyai tujuan bersama, dan kedua adalah organisasi “informal”, yaitu interaksi-interaksi sosial tanpa tujuan bersama dan tidak dikoordinasikan secara sengaja.
- Organisasi formal dapat berlangsung hanya bila orang-orang yang ada didalamnya dapat saling berkomunikasi, mau memberi sumbangan pikiran kepada kegiatan kelompok, dan memiliki kesadaran bahwa mereka mempunyai tujuan bersama.
- Organisasi formal memiliki unsur-unsur : adanya spesialisasi atau departementasi, adanya sistem perangsang yang efektif dan efisien yang akan mendorong setiap orang berkontribusi kepada kegiatan kelompok, adanya garis perintah menyebabkan setiap anggota kelompok menerima keputusankeputusan para eksekutif, dan sistem pengambilan keputusan yang logis sehingga tujuan dapat tercapai dengan baik.
- Tugas eksekutif dalam organisasi formal adalah : menjaga komunikasi orgsanisasi sesuai dengan skema struktur organisasi, memberikan perlindungan terhadap pekerjaan pokok dari individu –individu di dalam organisasi, dan melakukan perumusan dan penentuan tujuan perusahaan.
- Fungsi-fungsi eksekutif terwujud juga memlihara integrasi dan keseimbangan di antara kekuatan-kekuatan dan kejadian-kejadian yang berlawanan.
- Efektifitas fungsi eksekutif akan ditentukan oleh kekuatan kerjasama. Hal ini akan membuat proses pelaksanaan pekerjaan menjadi lebih kreatif, meskipun kekuatan sebagai pemimpin tetaplah diperlukan.
3. Mary Parker Follet
Dengan
pendekatan yang berbeda, Mary Parker Follet seorang ahli filsafat dan
ilmu politik menyatakan bahwa kebebasan kelompok adalah lebih utama
daripada kebebasan individu. Proses analisis dan sintesis yang dilakukan
oleh Mary Parker Follet dilakukan dengan menerapkan psikologi pada
perusahaan. Hasil analisis yang dilakukannya menjelaskan bahwa konflik
dapat dibuat konstruktif dengan penggunaan proses integrasi dengan orang
yang terlibat mencari pemecahan bersama perbedaan-perbedaan diantara
mereka. Pada akhirnya Mary Parker Follet mendesain suatu pola organisasi
yang ideal dimana manajer mencapai koordinasi melalui komunikasi yang
terkendali dengan para karyawan.
Poin
utama yang dipaparkan oleh Follett adalah hubungan antara karyawan dan
manajemen. Follet menyatakan bahwa hubungan yang harmonis antara
karyawan dan manajemen akan dapat terjadi berdasarkan persamaan tujuan.
Dia juga menganjurkan kedudukan kepemimpinan dalam organisasi, bukan
karena kekuasaan yang bersumber dari kewenangan formal, tapi yang
berasal dari kelebihan pengetahuan dan keahlian. Sehingga proses
kelompok dalam pembuatan keputusan harus diperhatikan dan hal ini masih
relevan pada masa sekarang.
4. Teori Herbert Simon
Teori lain yang mendukung adanya teori hubungan antar manusia adalah teori tentang “compliance”
yang diutarakan oleh Hebert Simon. Hasil proses analisis dan sintesis
yang dilakukan oleh Simon berkenaan dengan jenis-jenis pengaruh yang
bisa digunakan oleh organisasi untuk meningkatkan kontribusi karyawan.
Secara garis besar ada 2 jenis pengaruh yang bisa digunakan oleh
organisasi yaitu memanfaatkan wewenang dan mengembangkan pengendalian
diri.
Dalam
memanfaatkan wewenang, seorang bawahan akan menerima wewenang
atasannya bilamana ia membiarkan tingkah lakunya diarahkan oleh
keputusan-keputusan yang diambil oleh atasannya tersebut, sehingga
muncul istilah yang dikenal sebagai “zone of acceptance” (daerah penerimaan). Zona ini dipengaruhi oleh besarnya insentif yang ditawarkan oleh organisasi dalam bentuk apapun.
Pengaruh yang kedua adalah dengan mengembangkan prinsip pengendalian diri (self control) pada setiap pekerja. Prinsip pengendalian diri ini dipengaruhi oleh 3 faktor yaitu:
- Loyalitas pekerja terhadap organisasi.
- Penekanan efisiensi dan motivasi.
- Pelatihan agar mampu membuat keputusan-keputusan yang baik secara mandiri
Tidak ada komentar:
Posting Komentar